【全6回】仕事が速い人の朝一タスクの立て方⑥
タスクの見直しも必要
さて、全6回に渡ってお話してきた【仕事が速い人の朝一タスクの立て方】も最終回です。今回は仕事が速い人が朝一に立てたタスクをどのように遂行しているかについてお話します。
朝一に立てたタスクが予定通りに進むのならそれが一番良いですが、仕事をしていれば上司や同僚から仕事を依頼されたり、突如差し込みタスクが降ってくる事も多いですよね。
仕事が速い人は朝一に立てたタスクスケジュールを、一日の中で必ず見直します。新たに降ってきたタスクも含めて今抱えているタスクを全て書き出し、定時までの残りの時間でどのタスクをどのように進めることができるかもう一度確認するのです。
定時までの時間を逆算してタスクを見直そう
私の職場には仕事が速いことで有名な、Mさんという女性がいます。彼女は定時ギリギリまでお客様の対応をしていようが、重要なミーティングに複数参加していようが、定時にはさくっと仕事を切り上げて笑顔で帰っていきます。
毎日定時に帰るからといって仕事が疎かになることは一度もなく、彼女は仕事の成績も全社でトップクラス、期日があるタスクは誰よりも早く提出し、完成度も高く上司からの信頼も厚いです。
仕事が速く正確な人の元に仕事が集中するのはよくあることです。Mさんは毎日膨大なタスクを抱えています。それらのタスクをMさんはどのようにこなしているのでしょうか。
Mさんは朝一に立てたスケジュールを、昼食後に必ず一度は見直しています。そして「自分が優先して取り組むべきタスク」「次の日に回しても問題がないタスク」「誰かに振ることが出来るタスク」に分類し、適切にタスクを振り分けていたのです。
Mさんはまず「誰かに振ることが出来るタスク」を余裕をもって同僚に振っていきます。もちろん依頼する同僚のタスクやスケジュールを加味したうえで、どれくらいの量のタスクなら任せられるのかをしっかりと確認したうえで振っています。Mさんは必ず早めの時間に声を掛けてくれるので、よっぽどタスクに追われていない限りは頼まれた人も快く引き受けています。このように全部自分でやろうとしないことも仕事が速い人の鉄則です。
仕事が速い人はむやみに仕事を引き受けない
「誰かに振ることが出来るタスク」をテキパキと振り分けた後、Mさんは「自分が優先して取り組むべきタスク」を優先順位をつけながら取り掛かります。その中でもMさんにはどんどん仕事を依頼する声が掛かりますが、Mさんは断る時はきっぱり断っています。
期日を延ばしてもらえるかどうか確認したり、リスケを依頼するなど、自分のタスクと所要時間を俯瞰したうえで、出来る出来ないをしっかりと見極めているのです。
これはとても大切です。出来る出来ると引き受けて結局出来なかった方が他人を失望させます。それなら今日はこれだけのタスクがあるから出来ない、と最初からきっぱり断ってくれた方がよっぽどましです。仕事が速い人はこれを心得ているのです。
仕事が速い人、正確な人にどんどん仕事が舞い込んできます。それでも人には限りがあります。期待に応えようとしてキャパオーバーの仕事を引き受け、結局こなせなければ本末転倒です。だからこそ、必ず一日の中でスケジュールを見直す時間を取り、自分のキャパシティを俯瞰してみてみましょう。「巻き取り癖」から脱却して、振れる仕事は誰かに振り、自分にしか出来ない仕事を優先順位をつけて取り組むようにすることが、仕事が速い人になるコツです。
仕事が速い人の朝一タスクの立て方まとめ
- メールやチャットをチェックする
- 他人のスケジュールを押さえる
- 今日のタスクを書き出す
- タイムスケジュールを作成
- 重要度が高く優先度は低いタスクを後回しにしない
- タスクの見直しも必要
コツさえつかめば誰でも仕事が速い人になれます!ぜひこれらを取り入れて、脱・仕事が遅い人を目指しましょう!^^
Ayaho.m
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