【全6回】仕事が速い人の朝一タスクの立て方①
仕事が速い人が朝出勤してすぐにやること
私の職場では朝一、もれなく全員がその日のタスクスケジュール立て、部署内に共有し合います。
これは各自がタスクを可視化して、「自分が今どれくらいの量のタスクを抱えているのか」「優先して取り組まないといけないタスクはどれか」「ひとつのタスクにどれだけの時間が掛かるのか」を把握するためです。
スケジュールを共有することで誰がどれくらいのタスクを抱えているのかを知り、どの時間なら余裕があるのかを確認するためでもあります。
皆が日課のように立てている朝一タスクですが、仕事が速い人と仕事が遅い人ではこのタスクの立て方に大きな違いがあることがわかりました。
まずメール(チャット)をチェック
朝パソコンを立ち上げると、まず仕事が速い人はメールや社内チャットに目を通します。メールやチャットの中には今日取り組むつもりだったタスクよりも優先すべきタスクが紛れていたり、「今日の午後までに提出」など差し込みの緊急タスクが飛び込んでくることもあります。
私の職場ではメールやチャットの他に通知(未来の自分宛てのTODO(リマインダーみたいなもの)や他の人からの引き継ぎメッセージ)があるので、朝一タスクを立てる前にこれらをざっと確認してから一日のタスクスケジュールを立て始めます。
一方、メールやチャットのチェックを後回しにして、先に一日のタスクスケジュールを組み立ててしまう大多数の人が仕事が遅い人です。
完璧なタスクスケジュールを立てて満足したのもつかの間、「あ、これもやらなくちゃ」「これ今日の18時までが期限だった！」など後から後から沸いてくるタスクに追われ、何度もスケジュールを組みなおすことになってしまうことも。
またこれらの人は「メールやチャットを確認する」というタスクをスケジュールに入れていない事も多いです。朝一にメールやチャットを確認しないのであれば、その後のスケジュールに組み込めばよいのですが、仕事が遅い人の大半はメールやチャットを確認するというタスクをすっ飛ばしがちです。
メールとチャットに目を通すことにも一定の時間はかかるので、ここをすっ飛ばすと、おのずとずるずるスケジュールがずれ込んでいきます。スケジュール通りに仕事が進まなければ誰でもフラストレーションがたまりますよね。
メール(チャット)を確認することも立派なタスク
前日から繰り越しているタスクにプラスして、メールやチャットから「今日取り組むべきタスク」を抽出し(優先度が低いタスクはその日のスケジュールを加味して取り組む日を決めておきます)、その上で一日のタスクスケジュールを組み立てていきましょう。
どうしても朝一にメールやチャットを確認する事が出来ない場合は、一日のタスクスケジュールの中でなるべく早い時間帯にタスクとして組み込めばOK。
自分のタスクを細分化し、何にどのくらいの時間が掛かるのかを把握する事が、仕事が速い人になる最初のステップです。^^
Ayaho.m
仕事が速い人の朝一タスクの立て方②に続く…
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