【全6回】仕事が速い人の朝一タスクの立て方④
タイムスケジュールを作成
前回、仕事が速い人はその日のタスクを漏れなく書き出し、所要時間や期日についても可視化出来るようにするというお話をしました。またタスクの重要度と優先度を見極めて、「重要度が高く優先度も高いタスク」と「重要度が高く優先度は低いタスク」に振り分ける事で効率よく仕事を進めています。
前回の記事はこちら
今日はスケジュールの組み立て方についてお話します。
絶対に動かせないタスクをスケジュールに組み込む
まず一番初めに、時間が決まっているお客様や取引先とのアポイントや社内ミーティングなどの動かせないタスクをスケジュールに組み込みます。所要時間を計算して、その分の時間を確保する事も忘れずに。
こうすることで動かせないタスクを除いた一日のスケジュールの中に、どれくらいの浮き時間があるかを把握します。そしてその浮き時間に前回お話した「重要度が高く優先度も高いタスク」と「重要度が高く優先度は低いタスク」をバランスよく組み込んでいくのです。この時注意したいのが「重要度が高く優先度も高いタスク」だけを優先して、「重要度が高く優先度は低いタスク」を後回しにしてしまわない事。こちらについてはまた後の回で詳しくお話しますね。
バッファ時間を必ず取ろう
仕事が速い人は一日の仕事が予定通り進まないことが往々にしてあることを理解しています。なので必ず一日のタスクスケジュールの中にバッファ時間を取ります。差し込みタスクが入ったことでやむを得ずずれ込んでしまったタスクをこの時間に取り組むのです。
一方仕事が遅い人はこのバッファ時間を取らず、タスクでパツパツにしてしまいがちです。何故か「きっと今日はこの予定通りに仕事が進むはず！」と、謎の自信を持つのです。ですが現実は差し込みタスクが続出し、また所要時間も上手く測れないため予定していたタスクすら予定時間を超過します。社歴が浅いうちは先輩や上司から突然仕事を振られることも多いでしょう。ただでさえ仕事が遅いのにスケジュールに余裕が無いので、タスクがひとつでもずれこむと、どんどん時間が押していきます。
私も昔は仕事が遅い人代表のような社員でした。日々一生懸命タスクをこなしているにも関わらず何故か終わらない仕事の山。毎日泣きそうになりながらパソコンに向き合っていました。
これではいけないと思った私は仕事が速い先輩Mさんの一日の行動を観察することにしました。まずMさんのタスクスケジュールを見ると、午前と午後に一回ずつ「バッファ時間」を取っていました。Mさんの他にも「この人は仕事が速いな」と思う先輩や同僚のタスクスケジュールを見ると、皆この「バッファ時間」を漏れなく確保していたのです。
私は次の日からこの「バッファ時間」を自分のタスクスケジュールに入れ込むようにしました。そうすると多少タスクがずれこんだとしても余裕を持って仕事を進めることが出来るようになったのです。
仕事に余裕が生まれると心の余裕が生まれます。周りの人のタスクの進み具合や状況に目を向ける事も出来るようになり、「そのタスク、巻き取ろうか？」「何か手伝えることある？」と積極的に周りへ声を掛けるようにまで成長しました。
もしこのバッファ時間を取らずに一日のタスクスケジュールを立てている方がいたら、是非試してみてください。一日に二回もバッファ時間を取るのが難しそうなら、一回でもいいのです。仕事の仕方と心に余裕がうまれますよ。^^
Ayaho.m
仕事が速い人の朝一タスクの立て方⑤に続く…
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