【全6回】仕事が速い人の朝一タスクの立て方②

他人のスケジュールを押さえる

　前回、仕事が速い人はその日の朝一タスクスケジュールを立てる前に、必ずメールやチャットをチェックするというお話をしました。新たなタスクや優先すべき緊急タスクが紛れていることが多いため、まずメールやチャットを確認して「今日取り組むべきタスク」を抽出し、その上で一日のタスクスケジュールを組み立てるのです。

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　今日はその次のステップ、「他人のスケジュールを押さえる」というポイントについてお話します。

誰かに時間を貰う＝誰かの時間を奪っている事を忘れないで

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　たとえば「〇〇さんに、この書類を今日の16時までに用意してほしい」「お客様の事で上司に相談したい」「このプロジェクトについてミーティングをしよう」など、自身のタスクの中には「誰かに時間を貰わなければならないタスク」というものが存在します。このような時、皆さんは時間を貰わなければならない誰かに、いつどんな風に声を掛けていますか？

　仕事が遅い人は自分のタスクや時間に追われがちなので、「あ！あの件について〇〇さんに報告しないと！」など、タスクを思い出したタイミングで他人に声を掛けがちです。もちろん突然降って沸いた差し込み案件なのであれば仕方ありません。そのタスクの緊急度や重要度によっては頼まれた相手も快く引き受けてくれるでしょう。問題なのは「本当は朝から(数日前から)わかっていたのに、期日ギリギリ、または突然他人に時間を貰おうとすること」です。

　あなたにその日中に取り組まなければならないタスクがあるように、他人にも優先すべきタスクやあらかじめ決めているスケジュールがあります。仕事が速い人は「誰かに時間を貰う事＝誰かの時間を奪う事」であると十分に理解しています。なので期日ギリギリのタスクを誰かに依頼したり、定時前になって突然重要な相談案件について誰かに話を持ちかけることなどはまずあり得ません。

　たとえばAさんがタスクの所要時間を逆算して、「このままいけば17時30分にはこのタスクを終わらせることが出来て、それから最終チェックをしても18時には退社出来そうだな」と思っている時に、Bさんが「ごめん、これ急ぎの書類だから、今日中にチェックしてくれない？」と、突然タスクを振って来たらAさんはどう思うでしょう。

もちろん突然上司から依頼された書類作成をBさんが最優先で仕上げて、その上でAさんにチェックの依頼をしてきた、というのなら理解が出来ますね。ですがもし、あらかじめ朝から(もしくは数日前から)今日中に提出が必要な書類だとわかっていたならどうでしょう。あなたがAさんなら「どうしてもっと早く言ってくれなかったの？」と思いませんか？また、一回きりだけではなく同じことが何度も続くようであれば、AさんはBさんのことを「いい加減な人だな」「自分の事しか考ていないんだな」と思うでしょう。

誰かの時間を貰う時は、前もって声を掛けておくのが最大限のマナー

　仕事が速い人はタスクを立てる際、必ずタスクの後工程まで考えます。自分一人で完結できるタスクなのか、誰かを巻き込まないといけないタスクなのか。誰かを巻き込まないといけないタスクなのであれば、自分がタスクを依頼した後にその人がタスクに掛ける時間、また更にそのタスクが完了するまでの工数、時間をざっと計算したうえで依頼するのです。

　仕事が速い人は朝一に、自分一人で完結できる優先タスクと誰かを巻き込まないといけないタスクの緊急度や所要時間を天秤にかけ、時間を貰いたい誰かのスケジュールやタスク状況を考慮したうえで「何の用件について、いつ、どのくらいの時間を貰えるか」を前もって確認＆依頼をし、一日のタスクスケジュールを組み立てているのです。

「タスクAは自分一人で完結できるが締め切りは正午まで。タスクBは〇〇さんと話し合ったうえで進めないといけないな。〇〇さんも正午までは忙しそうで、午後からは余裕があるようだ。それならまず〇〇さんに13時から1時間時間を貰えるか確認して、自分は正午までにタスクAを終わらせよう」といった具合です。

そこで依頼した相手が「15時の方が都合がいい」というのであればその時間に調整できるか自分のタスク状況とすり合わせて時間を決めていくのです。また仕事が速い人は誰かに時間を貰わなければならない事がわかった時点で、すぐに相手のスケジュールを確認して依頼しています。そのため前もって数日後にアポイントをいれておく場合もよくあります。頼まれた相手も数日後など時間があると余裕をもってタスクスケジュールが立てられますよね。

相手の事を考えて仕事をするのが仕事の速い人の特徴

　仕事が速い人は誰かの時間を無駄に奪う事を避けたいと考えます。なので誰かに時間を貰わなければならないタスクがある時は可能な限り迅速に相手へ確認、依頼をしています。そうして仕事をしていると、頼まれた相手も「〇〇さんはいつも前もって依頼してくれるから助かるな」「ちゃんと私の事を考えてくれているんだな」と好印象を持ちます。

　キャリアアップを目指しているなら信頼関係の構築は大切です。朝一の心掛けひとつで周りからの信頼度はUPします。皆さまも是非心掛けてみてくださいね。^^

Ayaho.m